การหัก ณ ที่จ่าย สำหรับพนักงานต้องทำอย่างไร ก่อนจ่ายเงินเดือน

การหัก ณ ที่จ่าย พนักงาน ถ้าพูดง่าย ๆ ก็คือ การหักภาษีทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ยอดภาษีที่จะต้องหักจากผู้รับ ทางเจ้าของธุรกิจจะต้องทำความเข้าใจว่า จ่ายเงินให้ใคร เป็นค่าอะไร และจ่ายไปเมื่อไร และการคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เงินเดือนพนักงานจะคิดตามอัตราก้าวหน้า ซึ่งทางเจ้าของธุรกิจจะต้องทำควบคู่กับการนำส่งภาษี ณ ที่จ่ายเงินเดือนของพนักงาน ได้แก่ แบบ ภ.ง.ด.1 ภายในวันที่ 1 – 7 ของเดือนถัดไปจากเดือนที่จ่ายเงินได้

การหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นเรื่องที่เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องรู้เลย และเป็นเรื่องที่ใกล้ตัวมาก ๆ ซึ่งแล้วภาษี ณ ที่จ่ายในประเภทของธุรกิจนั้นจะเป็นอย่างไร ก็คือ ภาษีที่หักไว้เมื่อคุณได้มีการจ่ายเงิน ซึ่งจะหมายถึงว่า เมื่อมีเงินออกจากกระเป๋า ทางธุรกิจก็จะต้องหักภาษีไว้ส่วนหนึ่งทันที เพื่อรอส่งให้กับทางสรรพากร

หากคิดจากมุมของทางสรรพากร ก็คือ เมื่อมีการจ่ายเงินเกิดขึ้นแล้ว แสดงว่าอีกฝ่ายหนึ่งก็จะมีรายได้ จึงจำเป็นที่จะต้องเสียภาษีตามกฎหมาย ในช่วงสิ้นปี

องค์ประกอบของภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย

โดยปกติแล้วจะประกอบไปด้วย 4 ส่วน ได้แก่ คนที่จ่ายเงิน คนที่รับเงิน ประเภทของค่าใช้จ่าย และยอดเงินได้ หรือภาษีที่ต้องหักจากผู้รับ

ถ้าหากธุรกิจยังอยู่ในรูปแบบนิติบุคคล เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วนจำกัด ก็จะต้องมีหน้าที่จ่ายภาษี ณ ที่จ่ายในฐานะผู้จ่ายเงิน และจะต้องรู้ว่าหักด้วยจำนวนเท่าไร หักกี่เปอร์เซ็นต์ และทางธุรกิจนั้นจ่ายเงินไปให้ใคร เป็นค่าใช้จ่ายอะไร และจ่ายไปเมื่อไร 

1. จ่ายให้ใคร 

อย่างแรกเลย เราจะต้องรู้ว่าเราจ่ายเงินก้อนนี้ไปให้ใคร ซึ่งก็จะมีความสำคัญพอ ๆ กับทำให้เจ้าของธุรกิจรู้ว่า ถ้าจะต้องออกใบหัก ณ ที่จ่ายให้ หรือจะต้องส่งภาษีให้กรมสรรพากรจะต้องใช้แบบฟอร์มแบบไหน ซึ่งโดยทั่ว ๆ ไปการจ่ายเงินในแต่ละครั้งของธุรกิจ ก็จะแบ่งตามประเภทของคน ซึ่งจะแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มง่าย ๆ ได้แก่ พนักงานประจำ ฟรีแลนซ์ หรือเป็นการจ้างบริษัท Outsource เพื่อให้มาทำงานแทน 

2. จ่ายค่าอะไร

ทางเจ้าของธุรกิจจะต้องจ่ายเงินให้กับพนักงาน แล้วค่าใช้จ่ายตรงนั้นเป็นการจ่ายเงินประเภทไหน ซึ่งถ้าหากเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อการซื้อสินค้าหรือบริการ จะต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายอยู่แล้ว แต่การจ่ายเงินเดือนก็ถือเป็นค่าใช้จ่ายเช่นกัน แต่อาจจะต้องลงรายละเอียดว่าทางเจ้าของธุรกิจมีการจ่ายเงินในส่วนที่นอกเหนือจากเงินเดือน หรือสวัสดิการให้พนักงานหรือไม่ ก็จะต้องนำมาคิดคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายด้วยเช่นกัน

3. จ่ายเมื่อไร

เจ้าของธุรกิจจะต้องรู้อยู่แล้ว และพนักงานในแต่ละคนจะอยู่ประเภทไหนในการจ่ายภาษีตามรูปแบบการจ้างและจ่ายเงิน

1. แบบการจ้างครั้งเดียวหรือชั่วคราว ได้แก่ การจ้างฟรีแลนซ์ จะเป็นการจ้างและจ่ายเงินในรูปแบบการหักเป็นรายครั้ง ณ การจ่ายเงินค่าจ้าง
2. แบบการจ้างและการจ่ายเงินต่อเนื่อง ได้แก่ พนักงานประจำ ประเภทการจ่ายเงินเดือน ซึ่งจะเป็นการจ้างและการจ่ายเงินรูปแบบที่ต้องคิดภาษีแบบอัตราก้าวหน้า

การคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ตามอัตราก้าวหน้า

เจ้าของธุรกิจ จะต้องเข้าใจเรื่องการหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานได้ไม่ยาก ซึ่งโดยปกติทั่ว ๆ ไปแล้วเราจะต้องยื่นภาษีสิ้นปี จะคำนวณจากรายได้ตลอดทั้งปี แล้วค่อยหักภาษีส่งคืนตามที่กรมสรรพกรกำหนด ซึ่งวิธีการหักได้แก่

รายได้ทั้งปี  – ค่าใช้จ่าย – ค่าลดหย่อน – เงินประกันสังคม = รายได้สุทธิ

1. ค่าใช้จ่าย หากเป็นบุคคลธรรมดา ถ้ามีรายได้เป็นเงินเดือน ทางสรรพากรจะหักค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนเงินสำหรับค่าลดหย่อนเป็นจำนวนเงิน 50% ของรายได้ แต่สูงสุดไม่เกิน 100,000 บาท
2. ค่าลดหย่อนส่วนตัว เป็นจำนวนเงิน 60,000 บาท
3. เงินประกันสังคม สามารถลดหย่อนได้ไม่เกิน 9,000 บาท

ตัวอย่าง การคิดคำนวณหัก ณ ที่จ่ายของพนักงาน เมื่อพนักงาน ได้รับเงินเดือน 40,000 บาทต่อเดือน

รายการ	จำนวนเงิน
เงินเดือน	480,000 บาท/ปี
หัก ค่าใช้จ่าย	100,000 บาท
คงเหลือ	380,000 บาท
หัก ค่าลดหย่อนส่วนตัว	60,000 บาท
หัก ประกันสังคม	9,000 บาท
ยอดสุทธิ	311,000 บาท

แล้วเงินสุทธิสำหรับคำนวณภาษีตามลำดับขั้นอัตราก้าวหน้า จะต้องเสียภาษี เรามาดูตารางรายได้ตามลำดับขั้นกันค่ะ

เงินได้สุทธิ(บาท)	อัตราภาษีร้อยละ	ภาษีสะสมสูงสุด	ภาษีที่ต้องจ่าย
0 – 150,000	5	ยกเว้น
150,001 – 300,000	5	7,500	150,000 * 5% = 7,500
300,001 – 500,000	10	27,500	11,000 * 10% = 1,100
500,001 – 750,000	15	65,000
750,001 – 1,000,000	20	115,000
1,000,001 – 2,000,000	25	365,000
2,000,001 – 4,000,000	30	965,000
4,000,001 ขึ้นไป	35

ภาษีที่ต้องจ่ายตลอดทั้งปีจะอยู่ที่ 8,600 บาท เท่ากันว่าจะต้องจ่ายภาษีหัก ณ ที่จ่ายต่อเดือนคือ 716.67 บาท

แต่ในส่วนพนักงานฟรีแลนซ์ ที่มีการจ้างเป็นครั้งคราวหรือการจ่ายครั้งเดียว เพื่อที่จะนำค่าจ้างจากบริษัทมาลงบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง จำเป็นต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินที่สามารถพิสูจน์ผู้รับเงินได้ ได้แก่ ใบสำคัญรับโดยให้มีลายเซ็นของผู้รับเงิน และเก็บหลักฐานสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินไว้ พร้อมออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้ทุกครั้ง เพื่อทำให้เรายื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง

โดยสรุป ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินเดือนพนักงาน ยังคงเป็นอีกหนึ่งภาษีธุรกิจที่มีหลักการง่ายๆ คือ จ่ายเป็นเงินเดือนให้กับพนักงานในทุกเดือน ทำให้ทางธุรกิจจะต้องคำนวณเหมือนภาษีบุคคลธรรมดาตามลำดับขั้นภาษีตามอัตราก้าวหน้า เข้าใจเพียงเท่านี้ พร้อมเข้าใจและรู้ว่าจะต้องส่งแบบฟอร์มนำส่งกรมสรรพากร เจ้าของธุรกิจก็จะสามารถจัดการเรื่องภาษีนี้ในแต่ละเดือนได้อย่างง่ายดาย