การทำธุรกิจเป็นเรื่องที่ใครหลาย ๆ คนมองว่าไม่ใช่เรื่องยากอะไร แต่ก็มีเรื่องที่ทำให้ธุรกิจของเราอาจจะหยุดชะงักได้ ก็เป็นเรื่องของเงิน เพราะถ้าไม่มีเงินทุนที่มากพอ รายจ่ายมากกว่ารายได้ ก็ทำให้ธุรกิจของเรานั้นเกิดปัญหาได้ บทความนี้จะเป็นเรื่องของ 5 เรื่องที่สำคัญควรรู้ก่อนจะเป็นเจ้าของธุรกิจ ซึ่งการบริหารจัดการด้านการเงิน ทั้งภาษีที่ต้องจ่าย ไม่ว่าจะเป็นทางตรงหรือทางอ้อม ก็ล้วนเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเช่นกัน
1. เงินหมุนเวียน
เงินหมุนเวียนในธุรกิจเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก เพราะการที่มีเงินหมุนเวียนในระบบจะทำให้ธุรกิจนั้นสามารถดำเนินต่อไปได้ เพราะจะมีการหมุนระหว่างกระแสเงินสดและรายจ่ายหมุนวนกันไป และเมื่อเกิดเหตุโรคระบาดอย่างวิกฤตโควิด 19 ก็ทำให้เจ้าของธุรกิจนั้นเห็นความสำคัญของเงินหมุนเวียนมากขึ้น เพราะเราจะสามารถคาดการณ์งบประมาณได้อย่างน้อย 6 – 12 เดือนล่วงหน้า เพื่อทำให้เราสามารถเห็นภาพรวมของธุรกิจได้
การบริหารเงินสดที่อยู่ในมือให้ไม่ขาดมือ ต้องทำอย่างไร
เจ้าของธุรกิจควรจะต้องหมั่นตรวจสอบเงินในบัญชีอยู่เสมอ เพื่อเป็นการตรวจสอบดูว่าธุรกิจมีรายได้มาครบหรือไม่ ตามเป้าหมายหรือไม่ หากครบตามที่คาดการณ์ก็สามารถที่จะวางแผนการเงินในปีถัดไปได้
- แยกกระเป๋าเงินส่วนตัวออกจากกระเป๋าเงินธุรกิจ เป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก เพราะถ้าใช้เงินในกระเป๋าเดียวกันก็จะทำให้เราไม่รู้เลยว่าสถานการณ์ทางการเงินของธุรกิจนั้นเป็นอย่างไร รายได้และรายจ่ายเป็นอย่างไรบ้าง
- หมั่นเช็คเงินของธุรกิจว่ามีเพียงพอต่อรายจ่ายไหม จะทำให้เราจัดระเบียบเงินได้อย่างง่ายมากขึ้น ว่ากองไหนคือรายได้ กองได้คือรายจ่าย และทำให้เราเห็นได้อย่างชัดเจนเลยว่าจะมีเงินหมุนเวียนเพียงพอหรือไม่
- บริหารยอดค้างรับหรือค้างจ่ายให้มีเงินสดเหลือ เพราะการที่เรารู้ว่าเรามีกระแสเงินสดค้างรับ เป็นการขายสินค้าหรือบริการแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเงิน และกระแสเงินสดค้างจ่าย เป็นเรื่องค่าใช้จ่าย
- วางแผนคุมค่าใช้จ่ายและประเมินรายได้ การคาดการณ์ค่าใช้จ่าย เป็นการมองช่วงเวลาว่าเดือนไหนมีภาวะรายได้น้อย เพื่อเป็นเตรียมเงินไว้ใช้จ่ายล่วงหน้าได้
2. กำไรไม่ใช่เงินสด
เคยได้ยินหรือไม่ว่า ขายดีจนเจ๊ง เพราะขายดีมาก ๆ ลูกค้ามาต่อแถวเยอะมาก มีรายได้เข้าทุกวัน แต่ไม่ค่อยได้กำไร เพราะการคิดกำไรนั้นมาจาก รายได้หักลบออกจากค่าใช้จ่ายทั้งหมด และที่เหลือถึงจะเป็นผลกำไรที่แท้จริง
การทำธุรกิจกำไรไม่ใช่เป้าหมาย แต่สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องโฟกัสเป็นพิเศษก็คือ เป็นเรื่องการบริการเงินสด เพื่อให้เป็นกำไรอย่างสมบูรณ์ แต่หากเกิดการชะลอของการจ่ายหนี้ ก็จะทำให้เรายากที่จะบริหารเงินได้
3. ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
การลดค่าใช้จ่าย เป็นหัวใจสำคัญ เพื่อเพิ่มกำไรในธุรกิจ แต่สิ่งที่ยากมากคือ การจะลดค่าใช้จ่ายลงนั้น แต่ค่าใช้จ่าย ไม่ใช่แค่การลดรายจ่ายของแค่ภาษีเพียงอย่างเดียว เพราะภาษีถือเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่สำคัญอย่างมาก แต่อย่างไรก็การลดภาษีทางเดียวไม่ใช่เป็นเรื่องดี จะต้องหัดลดค่าใช้จ่ายให้ได้ จะทำให้เกิดผลกำไรที่มากขึ้น เพราะหากเกิดวิกฤตทางการเงิน สิ่งแรกที่เราควรเลือกจะตัดออกเลยคือ การลดค่าใช้จ่าย หากเจ้าของธุรกิจที่มีวิสัยทัศน์มองการไกล ก็จะมีการวางแผนได้เป็นอย่างดีเพื่อให้ธุรกิจนั้นคล่องตัวมากขึ้น และมาพร้อมกับผลกำไรที่ยั่งยืน
และสิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องให้ความสำคัญ คือ การรักษามาตรฐานของสินค้าและคุณภาพในการบริการ พร้อมกับการควบคุมในการลดต้นทุนและค่าใช้จ่าย
4. ระบบบัญชี เป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุด
การทำธุรกิจการควบคุมตัวเลขทั้งบัญชีและภาษีนั้นเป็นเรื่องที่ต้องใส่ใจอย่างมาก เพราะการวางระบบบัญชีไว้ดีตั้งแต่แรกเริ่ม ก็จะทำให้ธุรกิจนั้นเดินได้ถูกทาง หากเมื่อพบเจอปัญหาก็จะสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างทันที เพราะการวางระบบบัญชีที่ดี จะทำให้เราเห็นทั้งตัวเลขที่ไปในแนวทางที่วางแผนไว้ หากมีอะไรผิดพลาด ก็จะทำให้เราสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายมากขึ้น
เช่น ระบบร้านขายปลีก – ขายส่ง การวางระบบหลังบ้าน ทั้งการเช็คสินค้า ราคา ทั้งหมดจะมาเป็นตัวเลข รวมไปถึงยิดขายสินค้า หากสินค้าหาย ชำรุด หรือสินค้าหมด เราก็จะรู้ได้ทันที พร้อมกับทำให้งานทั้งหมดของร้านค้าหรือธุรกิจนั้นดำเนินต่อไปได้อย่างไม่สะดุดอีกด้วย
5. สิ่งที่สำคัญมากที่สุดคือระบบบัญชี
เพราะอะไรถึงระบบบัญชีสำคัญที่สุด เพราะสำหรับธุรกิจแล้ว ตัวเลขเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุด ทั้งข้อมูลตัวเลขการซื้อขายที่ห้ามพลาด จำนวนสต๊อกสินค้าที่จำเป็นต้องถูกต้อง ในสองตัวเลขที่กล่าวไป เป็นเรื่องของทำให้ธุรกิจเราได้กำไรหรือขาดทุน และรวมไปถึงภาษีที่ต้องจ่ายในแต่ละปี ทำให้เราเข้าใจและเป็นตัวช่วยในการประกอบการตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ รวมไปถึงปัญหาต่าง ๆ อีกด้วย ที่จะตามมาภายหลัง
ในบทความนี้เป็นเรื่องของการเงินที่เจ้าของธุรกิจควรจะทราบ ทั้ง 5 เรื่องการเงินในข้างต้นเป็นเรื่องใกล้ตัวมาก ๆ ปัญหาการจัดระบบการจัดการข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการเงิน จำนวนสินค้า ภาษีต่าง ๆ หากพลาดหรือมีปัญหา รับรองเลยว่าเรื่องใหญ่แน่นอน เพราะเป็นเรื่องที่เราจะต้องใช้ข้อมูลทั้งหมดในการตัดสินใจ